La dématérialisation des documents administratifs : comment ça marche ?

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La transition numérique est un levier important de la digitalisation des entreprises, tous secteurs confondus. Entre gain de temps et traçabilité, le zéro papier est un atout pour l’entreprise à différents niveaux. Comment fonctionne la dématérialisation ? Quelle est la valeur juridique d’un document numérisé ? Décryptage.

Cap vers la transformation numérique

Remplacer les documents administratifs papier par des fichiers numériques : telle est la vocation de la dématérialisation des documents administratifs. Sa mise en place en entreprise passe par 2 étapes :

  • Procéder à la numérisation des documents administratifs,
  • Créer des outils dédiés pour la création, l’édition, le stockage et le partage des documents,
  • Instaurer la signature électronique des documents.

A la manière d’un outil PLM, les plateformes de GED (ou Gestion Electronique des Documents) permettent d’envisager la collaboration autrement. En résulte une fiabilité et une fluidité des échanges accrue entre les services. La PLM transformation numérique engendre la mutation des processus métiers. Plus que la numérisation des documents papiers, la transformation numérique passe par l’instauration d’une nouvelle culture d’entreprise.

Quelle est la valeur juridique d’un document numérisé ?

Pour définir la valeur légale d’un document, il convient de définir les conditions de sa création :

  • Le document produit numériquement c’est-à-dire généré par un logiciel, est considéré comme l’original et l’exemplaire unique ;
  • Le document numérisé, c’est-à-dire dont l’original papier a été scanné et copié numériquement n’a pas de valeur légale. Il est nécessaire de conserver sa version papier.

Pour qu’un document numérisé ait une valeur légale, il faut pouvoir garantir l’inaltérabilité de ce dernier, l’archiver dans son état d’émission et identifier l’émetteur.

Avant le stockage et l’archivage d’un document, il convient de lui apposer une signature électronique. La norme eIDAS, entrée en vigueur en juillet 2017, permet de sécuriser les transactions électroniques pour les citoyens, les organisations publiques et les entreprises.

 

Infalsifiable, la signature électronique donne une valeur légale aux documents numériques avec une signature inaltérable et non-réutilisable 100% électronique. Il existe différentes autorités de certification gratuites ou payantes pour obtenir un certificat de signature fiable : http://references.modernisation.gouv.fr/la-trust-service-status-list-tsl

A savoir : la signature électronique d’un individu, au même titre que sa signature manuscrite, l’engage en tant que signataire. Les certificats de signature sont donc nominatifs et délivrés à une personne qui est la seule à pouvoir l’utiliser.

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