Que l’on soit une TPE ou une grande entreprise, la gestion de son parc informatique est primordiale. Assurer la sécurité de ses données, optimiser les machines, accompagner les collaborateurs… Les enjeux sont aussi multiples que les techniques de gestion. Si l’État se concentre sur la sécurité avec un dispositif dédié aux PME et TPE pour lutter contre la cybercriminalité, d’autres aspects sont également à prendre en compte. Le parc informatique est aussi essentiel pour une bonne gestion d’organisation, de management et de production.
Focus sur l’équipement d’entreprise et sa gestion
Par essence, un parc informatique désigne l’ensemble des outils technologiques et informatiques d’un organisme. Ces outils peuvent aussi bien être physiques qu’immatériels. Dans la catégorie des outils physiques, on recense les ordinateurs, les téléphones, les serveurs, les réseaux physiques et les machines comme les imprimantes. Les outils immatériels représentent les logiciels, les applications ou les systèmes d’exploitation.
La gestion de son parc informatique se déploie sur trois volets : identification, suivi et maintenance.
La première action à mettre en place concerne l’identification de tous les postes de travail, de l’ensemble des outils et de leur destination. Grâce à une identification claire et exhaustive, le suivi et la réparation des machines n’en sont que plus efficaces.
L’inventaire et la localisation accompagnent le processus de politiques à mettre en place. Via des chartes, des engagements et des manuels, l’entreprise informe ses employés des bonnes pratiques à avoir.
La seconde phase, le suivi, consiste à monitorer les machines physiques et les outils immatériels tout au long de leur utilisation. Ce suivi s’actionne lors des différents mouvements des ressources : à l’achat, à l’utilisation et à la revente ou au don.
Le suivi porte en lui deux aspects positifs pour la gestion de son parc informatique : il permet d’un côté d’anticiper les problèmes que peuvent rencontrer les machines (problèmes physiques, mais aussi problème de sécurité ou obsolescence), et de l’autre, il permet à l’équipe technique dédiée d’être réactive en cas de soucis.
Dans le cas d’un problème rencontré sur une machine, la troisième phase s’enclenche, celle de l’entretien. L’entretien englobe deux actions : la maintenance des ressources et l’assistance aux utilisateurs de ces machines (les employés).
Comment optimiser son matériel d’entreprise ?
Afin que les trois phases de gestion de son parc informatique soient optimisées, certaines actions peuvent être mises en place lors de chaque phase :
L’inventaire : l’identification du parc informatique sera optimisée grâce à une organisation claire et précise de l’exploitation, ainsi qu’une répartition des tâches. Grâce à des logiciels spécialisés, les entreprises peuvent créer une CMDB (Configuration Management Data Base) recensant toutes les entités de son parc. Plus complète qu’un simple inventaire, la base de données catalogue les données techniques (configuration de l’outil), administratives et financières (licences rattachées au matériel, contrats divers…). Si votre CMDB est incluse dans un logiciel de gestion de parc informatique, il est aujourd’hui possible de l’automatiser afin de vous faire gagner un temps certain. Que ce soit un logiciel appartenant à un gestionnaire externe ou un logiciel libre, vous pouvez tenir votre inventaire à jour et déployer vos logiciels en un rien de temps.
Le suivi : pour l’optimiser, rien de mieux que des outils de suivi des mouvements et mécanismes des machines. Les mécanismes surveillés sont aussi de l’ordre du hardware (sécurité des outils physiques, protection en cas d’intempéries) que du software (logiciels d’antivirus, habilitations).
L’entretien : il sera facilité grâce à des mécanismes d’assistance automatiques et systématiques des machines. La procédure est également primordiale, il faut donc penser à définir les mesures de maintenance préventive et curative du parc informatique de son entreprise. Afin d’automatiser la maintenance, vous pouvez vous tourner vers des solutions comme la VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Cette vision globale et informatisée de votre parc vous donnera les informations utiles en temps réel et vous évite de migrer de parc trop régulièrement.
En amont de ces procédures et outils, il ne faut pas oublier le cœur du processus : le choix des machines. Pour cela, pensez homogénéisation et durée. La standardisation des machines vous sera utile afin de faciliter la maintenance à moindre coût. Pour cela, ne foncez pas tête baissée dans un renouvellement complet de votre parc en utilisant le même modèle de machine. Essayez plutôt de créer des groupes répondant au besoin d’un métier en particulier. Un designer n’aura pas les mêmes besoins qu’un comptable. Il est donc important d’offrir à chacun des outils performants et adaptés à leur poste. Pensez donc aux outils, aux logiciels et au niveau de maintenance de chaque appareil pour créer vos catégories et vous fournir en fonction.
Concernant la durée, pensez à capitaliser sur des machines robustes, qui tiendront les mises à jour de logiciels et de système d’exploitation. Gain de temps et d’argent à long terme, ces machines dégagent du temps à l’équipe informatique qui peut se concentrer sur d’autres projets.
Les logiciels de gestion d’informatique en entreprise
Concernant la gestion de son parc informatique ou de sa téléphonie en entreprise, les logiciels sur le marché sont adaptés aux nouveaux besoins professionnels. Parmi ce vaste choix, vous pouvez déjà vous aiguiller en vous tournant vers un logiciel libre (donc gratuit, mais qui demande de bonnes connaissances techniques) ou vers une entreprise tiers (payante, mais vous dégage du temps et réduit le nombre de problèmes éventuels).
Sur le haut du podium des logiciels libres, on retrouve le logiciel GLPI qui traite aussi bien des services informatiques que des services d’assistance. L’application web est capable de constituer un inventaire des ressources, ainsi que de gérer des tâches administratives et financières. Son deuxième volet, l’helpdesk, fournit aux utilisateurs un service via lequel ils peuvent signaler un incident.
Plus centrés sur l’inventaire, les outils Open Source comme OCS Inventory NG ou H-Inventory sortent du lot grâce à leur popularité, leur gestion facilitée et leur mise à jour régulière.
Si vous préférez confier votre gestion à un service tiers, vous ne manquerez pas de noms ! La concurrence étant féroce, pensez à sélectionner un prestataire de confiance, complet, réactif et sans (mauvaises) surprises. Sachez également que certains d’entre eux proposent aussi un service d’infogérance (service proactif qui se traduit par de l’accompagnement, des conseils et de supervision de l’évolution de votre parc informatique).
Maintenant que vous comprenez l’importance de bien gérer votre parc informatique pour vous éviter les petits désagréments (plus de cartouche en stock) comme les gros (cyberattaque), vous pouvez dès à présent vous concentrer sur la création d’une procédure de suivi et de maintenance. Lors du renouvellement de votre parc, pensez à l’harmonisation de vos machines et au logiciel gestionnaire de votre parc qui vous convient le mieux.
