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Pour les entreprises, la gestion de note de frais est assimilée à une tâche fastidieuse. Il existe désormais des services ayant pour but d’optimiser et automatiser la gestion des notes de frais de manière rapide et efficace. En effet, des sociétés spécialisées dans la gestion proposent des solutions logicielles permettant de gérer les frais de voyages des professionnels, les demandes de réservations, les notes de frais et remboursements etc.
L’utilisation de ce type de logiciel représente pour les collaborateurs d’une entreprise un gain en productivité car ce dernier permet un suivi en temps réel des notes de frais et d’un remboursement plus rapide. Les collaborateurs ont la possibilité de suivre l’état d’avancement de la validation jusqu’au paiement.
Le principe de fonctionnement du logiciel de gestion de notes de frais est simple, le collaborateur doit premièrement faxer ou scanner ses justificatifs sur un serveur dédié. Ensuite les justificatifs de notes de frais sont affichés en ligne et visibles par le collaborateur concerné, le responsable hiérarchique, et le service comptabilité.
Grâce à son automatisation de validation, le supérieur hiérarchique confirme la note de frais dans les plus brefs délais.
Le traitement des notes de frais se compose de plusieurs phases :
- Une fois les notes de frais validées, elles sont transférées automatiquement dans les services administratifs, comptabilité etc.
- Une vérification des pièces justificatives est alors effectuée
- Automatisation des contrôles
- Comptabilisation (sans ressaisie) de l’ensemble des pièces fournies
- Récupération de la TVA si besoin
- Génération des paiements (De manière générale sous forme de virement)
Si vous souhaitez installer une solution logicielle pour la gestion de vos notes de frais pour économiser du temps et gagner en productivité, consultez le site www.notilus.com
